Rechnungen per eMail einreichen

[MK70]

Hallo,

seit ca. 18 Monaten "schlage" ich mich Zuhause mit den Rechnungen der Ärzte, Physio etc. rum. Ich scanne die Rechnungen, drucke sie aus, fülle die Formulare aus, tüte alles ein, und muss oftmals ein überteuertes Porto zahlen, weil 4 Blätter schon 29gr. (=90ct) ergeben
Da nun noch eine Portogebühren-Erhöhung zum 1.1. ansteht, überlege ich seit Tagen, ob man das ganze nicht auch per eMail senden kann. Nun habe ich heute meine Krankenkasse befragt, ob man die Rechnungen nicht auch per eMail einreichen kann. Das ist jetzt kein Problem mehr. Zur KK geht demnächst alles per eMail

Nun wäre es natürlich von Vorteil, wenn man der Scanstelle Detmold die Daten ebenfalls per eMail zukommen lassen könnte. Ist günstiger, umweltfreundlicher und vorallem schneller.
Leider habe ich nur die Bezirksregierung selbst an die Strippe bekommen, nicht aber die Scanstelle. Diese ist für Fragen von Außen nicht erreichbar.

Hat jemand dazu ggf. Informationen, ob das geht?


Danke Euch schon mal...

[Blue Ice Ultra]

Um es kurz zu machen: "Nein", nach § 13 Abs. 2 BVO NRW sind (Original)-Belege vorzulegen, auch eine Antragstellung per Fax ist nicht mehr zulässig (§ 13 (1) Satz 1 BVO NRW).

[grummel2005]

also bei den Rheinischen Versorgungskassen, die für mich als Kommunalbeamter als ersatz für unsere Beihilfestelle im Rathaus ersatzweise zuständig sind, muss ich keine Originalrechnungen vorlegen!
aber wie immer, muss man sich sicher vorher (!!!) schlau machen

[Beamtenhase]

Ich stimme auch uz das dies nicht geht

[Mikesch]

Wenn einige Stellen von den Originalen abweichen, schön und gut...

Grundsätzlich:
Belege haben halt im Original vorzuliegen, weiter ist ein Antrag abzugeben mit der die Richtigkeit der Angaben, insbesondere der pers. Daten bestätigt wird.

Nun werden Rechnungen auch vermehrt als PDF versandt, hier werden aber besondere Anforderungen an die Dokumente gestellt. Liegen die vor, muss eine Beihilfestelle diese akzeptieren, denn das sind die Originale.
Eigene Scans können nie ausreichend sein, dann bleibt da noch die Sache mit dem Antrag...

Wenn papierlos, dann kann das nur so rechtlich koscher über die Bühne gehen:

Rechnungen als PDF (durch Aussteller Signiert)
Antrag als PDF oder Formblatt im Signaturverfahren oder DE-Mail

Irgendwann gibt es das

[Steinbock]

Hallo Mikesch,

Wenn einige Stellen von den Originalen abweichen, schön und gut...

Grundsätzlich:
Belege haben halt im Original vorzuliegen, weiter ist ein Antrag abzugeben mit der die Richtigkeit der Angaben, insbesondere der pers. Daten bestätigt wird.

Einige Beihilfestellen weichen allerdings davon ab, da sie zwischenzeitlich erkannt haben, dass man Originale von Kopien oft überhaupt nicht unterscheiden kann.

Bei meiner PKV reiche ich schon seit Jahren die Rechnungen nur noch per Email ein und es wurde noch nie beanstandet.

Nun werden Rechnungen auch vermehrt als PDF versandt, hier werden aber besondere Anforderungen an die Dokumente gestellt. Liegen die vor, muss eine Beihilfestelle diese akzeptieren, denn das sind die Originale.

Wie kommst Du nur auf solch eine Idee ?
Wenn ich die Rechnungen mit einen Farbscanner einscanne und als PDF-Datei abspeichere, ist es also nach deinem Text zu urteilen ein Original ?

Eigene Scans können nie ausreichend sein, dann bleibt da noch die Sache mit dem Antrag...

Wieso - wo unterscheidet sich das Original und die gescannte PDF-Datei ?

Wenn papierlos, dann kann das nur so rechtlich koscher über die Bühne gehen:

Rechnungen als PDF (durch Aussteller Signiert)
Antrag als PDF oder Formblatt im Signaturverfahren oder DE-Mail

Irgendwann gibt es das

Das gibt es schon heute. Man benötigt nur die entsprechenden Programme!

Gruß vom Steinbock

[Mikesch]

Moin Steinbock,

Einige Beihilfestellen weichen allerdings davon ab, da sie zwischenzeitlich erkannt haben, dass man Originale von Kopien oft überhaupt nicht unterscheiden kann.

Richtig, ist ja auch praktisch, rechtlich ist es aber nicht sauber.
Per Mail wird keine Identität festgestellt, keine rechtswirksame Unterschrift geleistet, Zustellung (außer DE-Mail)....
Das geht alles so lange gut, bis mal was in die Hose geht.

Bei der PKV braucht man zumindest keine Unterschrift leisten, zumindest sollten die Rechnungen aber das gesetzl. Format aufweisen.

Wie kommst Du nur auf solch eine Idee ?
Wenn ich die Rechnungen mit einen Farbscanner einscanne und als PDF-Datei abspeichere, ist es also nach deinem Text zu urteilen ein Original ?

Natürlich nicht...!!
Eine Originalrechnung des Ausstellers als PDF ist eine, die den dafür gesetzl. Vorgaben entspricht! Die meine ich!!

Wieso - wo unterscheidet sich das Original und die gescannte PDF-Datei ?

Du erhälst eine Rechnung in Papierform, die ist das Original, nur die, alles Andere ist eine Kopie. Ein Scann einer Rechnung entspricht nicht den gesetzl. Vorgaben.

Du erhälst eine Rechnung als PDF, die muss durch den Aussteller signiert sein, dazu muss er Inhaber eines Zertifikats sein.
https://www.google.de/search?q=pdf+rech ... en&lrd=lrd
Nur so ist die Echtheit einer Rechnung gewährleistet.

Wenn papierlos, dann kann das nur so rechtlich koscher über die Bühne gehen:

Rechnungen als PDF (durch Aussteller Signiert)
Antrag als PDF oder Formblatt im Signaturverfahren oder DE-Mail

Irgendwann gibt es das

Das gibt es schon heute. Man benötigt nur die entsprechenden Programme!

Hmmm...
Anders, die techn. Vorrausetzungen hat jeder, der einen neuen BPA hat, die Beihilfestellen sind zu träge, die Technik zu schaffen...

[grummel2005]

die Beihilfestellen sind zu träge, die Technik zu schaffen...

bis 2015 haben die das wie alle "öffentlichen Dienststellen" zu schaffen!
also ran an den Speck!

z.B. musste meine Anstellungskommune alleine wegen zwei Leuten eine "DE-Adresse" einrichten
aber das ist eine andere Geschichte und soll woanders erzählt werden ...

[MK70]

Hallo und vielen Dank für die vielen Antworten.

also, ich reiche generell, weil Dienstherr sagt, NUR Kopien der Rechnungen ein. Originale dürfen gar nicht versandt werden.

Auf der Seite der Scanstelle Detmold steht auch, dass es KEINE Originale sein dürfen, die man schickt, denn die bekommt man nicht wieder.

Auch bei meiner KK musste ich unterschreiben. Dort ist jetzt so geregelt:
Ich unterzeichne einmal ein Blanko-Formular, scanne das ein und fülle das mit dem PDF-Viewer aus. (speichern sollte man nicht vergessen, um beim nächsten Mal die aktuellen Daten nur noch einsetzen zu müssen)
Dann hänge ich die Rechnungen und den Antrag an eine Mail und die bearbeiten das.

So könnte es auch mit der Beihilfe sein. Das würde unnötiges Papiernutzen verhindern, der Umwelt zuliebe
Zudem braucht man ab dem 1.1. dann nicht 60ct zahlen...